Канбан-доска в задачах

Теперь просматривать задачи можно на канбан-доске.

Канбан — это доска визуальных карточек. Столбцы — это статусы, которые проходит задача до завершения. Чтобы перевести задачу в следующий статус достаточно перетянуть карточку в нужный столбец.

Как включить Канбан-доску

Для переключения списка на вид «Канбан», нажмите в правом верхнем углу модуля «Задачи».

Работа с Канбаном

Статусы представлены на доске как колонки, а задачи отображаются как карточки. Отключать отображение статусов или менять их местами нельзя. Всего пять колонок:

1. Назначенные — здесь будут находиться задачи, которые не приняли.
2. В работе — принятые задачи.
3. Выполненные — условно завершённые задачи.
4. Завершённые — выполненные задачи: завершённые, проваленные и снятые.
5. На паузе — отложенные задачи.

В заголовке столбца указано название статуса, рядом с названием колонки серым цветом показано количество задач, а в заголовке канбан-доски указан фильтр, в котором вы находитесь.

Под колонкой «Назначенные» находится кнопка «Добавить задачу».

Панель фильтров можно скрывать, наведите указатель рядом с кнопками создания групп и фильтров и появится иконка крестика. Чтобы снова раскрыть панель, нажмите .

Карточки можно перетаскивать по той же логике, по которой работает смена статусов задач:

• взять в работу (принять) может только ответственный,
• перевести в готовые только ответственный,
• перевести в завершённые только постановщик,
• на паузу задачу может отправить и ответственный и постановщик.

Провалить, отклонить и снять задачу можно только из её карточки.

Если курсор с карточкой оказывается над статусом, в который она может быть перенесена, система показывает, куда она «встанет». Статусы, в которые карточку переносить нельзя, становятся полупрозрачными, а система выдаёт ошибку.

Вид карточек можно настраивать. Настройка доступна на канбан-доске через кнопку , здесь настраивается персональный вид карточки — его будет видеть только сотрудник, который сделал настройку.

Конструктор карточки

В конструкторе карточки доступно два поля для настройки, в них можно отображать:

• Название
• Постановщик
• Ответственный
• Суть
• Ближайшая коммуникация
• Дедлайн
• Активность
• Дата создания
• Дата последнего комментария
• Дата изменения статуса

Дедлайн подсвечивается разными цветами:

• серый,
• оранжевый (дедлайн сегодня),
• красный (просрочен).

Под кнопку в правом углу можно установить отображение аватарки ответственного или счётчик дел.

По умолчанию система отображает название, дедлайн и ответственного по задаче. Используя конструктор, можно сформировать виды карточки для различных сфер деятельности.

Чтобы открыть задачу, кликните по её названию и Мегаплан откроет её полную карточку в текущем окне браузера.

Интеграция с WhatsApp: создание сделок и другие доработки

В предыдущем обновлении мы рассказывали про интеграцию с WhatsApp. После настройки интеграции появлялась возможность получать новые заявки, обрабатывать запросы от текущих клиентов, быстро отвечать на их вопросы и просто всегда быть на связи. При этом, если клиент пишет с неизвестного номера, то создаётся новая карточка клиента и вся переписка хранится в ней, а сотрудник может отвечать прямо из Мегаплана, без использования приложения WhatsApp.

Мы пошли дальше и добавили возможность интеграции WhatsApp и сделок Мегаплана. Благодаря этой настройке из входящих сообщений клиента будет создаваться не только карточка клиента, но и сделка по выбранной схеме.

Как настроить создание сделок из приложения WhatsApp

Сначала подключите интеграцию с WhatsApp, следуя инструкции. Если интеграция у вас уже подключена, этот шаг можно пропустить и сразу перейти к настройке импорта сделок из приложения WhatsApp.

Настройка и редактирование схем процессов доступны сотрудникам с правами Директора и Директора продаж.

Откройте «Настройки» и перейдите под вкладку «Бизнес-процессы и сделки», здесь выберите схему, в которой будут создавться сделки из WhatsApp. В открывшемся окне выберите «Источники процессов» и Мегаплан вас направит на страницу настройки импорта заказов. Здесь откройте вкладку «Импорт из WhatsApp» и выберите номер телефона, подключенный к интеграции с WhatsApp. Сохраните настройки.

Готово! Настройка завершена.

Ознакомиться с тарифами можно на сайте Wazzup.

Дополнительные ссылки

Дополнительную информацию о сервисе Wazzup вы можете посмотреть здесь в разделе «Всё про Wazzup».

• Инструкция от Wazzup об интеграции с Мегапланом
• Для чего нужны каналы сообщений
• Как создать канал в Wazzup
• Работа WhatsApp
• Работа с входящими в Wazzup
• Контакты и поддержка Wazzup

Как работает импорт сделок из приложения WhatsApp

Если настроен импорт сделок из WhatsApp, то когда клиент пишет сообщение на ваш привязанный номер, в Мегаплан приходит уведомление и автоматически создаётся сделка. В сделке привязывается новый контакт (если в базе клиентов нет такого номера телефона). Вместо имени, подставляется номер телефона, в качестве аватарки фиксируется логотип WhatsApp, а само сообщение попадает в описание и журнал сделки. Это касается только первого сообщения, последующие будут попадать только в журнал сделки. В модуле «Клиенты» будет создана карточка клиента, к которой будет привязана созданная сделка. Контактный телефон нового клиента зафиксируется в блоке «Контактные данные».

Дальнейшую переписку с клиентом можно вести из карточки сделки. Чтобы написать сообщение в WhatsApp клиенту, введите текст и нажмите на иконку . Мегаплан отобразит номер телефона, с которого будет отправляться сообщение и номер адресата. Отправьте комментарий и он придёт клиенту в приложение. В журнале сделки под именем будет отображаться иконка WhatsApp, её можно развернуть, чтобы посмотреть, с каких номеров велась переписка. Когда сообщение прочитано клиентом, напротив появятся две зелёные галочки. Ответы клиента будут приходить в карточку созданной сделки. Если вы закрыли вкладку с карточкой, то при новом сообщении вы получите уведомление в информер Мегаплана. Помимо того, что переписка ведётся через карточку сделки, она будет также дублироваться и в установленном приложении WhatsApp на телефоне.

Сотрудники могут также отправлять клиентам ссылки и файлы. Файлы от клиента будут попадать в журнал и сохраняться в блоке «Файлы», а ссылки в блок «Связи».

Комментарии клиента попадают в карточку сделки, пока менеджер её не закроет, то есть переведёт её в статус с положительным или отрицательным результатом. Если клиент пишет повторно, например, хочет сделать следующий заказ, формируется новая сделка с его участием.

При настроенном импорте сделок из приложения WhatsApp сообщения в карточку клиента не дублируются и переписка ведётся только из карточки сделки. Если вы хотите в карточке клиента видеть сообщения из сделок, активируйте в настройках журнала флажок «История изменений процессов».

В случае если произошёл сбой и канал связи через WhatsApp стал недоступен, Мегаплан отправит сотруднику уведомление в информер. По ссылке сотрудники с правами директора или админитратора могут перейти в настройки. Если напротив привязанного номера будет статус «Не подключено», проверьте доступность телефона: он должен быть постоянно включен, находиться онлайн, а приложение WhatsApp должно быть запущено.

Если не удаётся восстановить связь, обратитесь в поддержку Wazzup.

Другие доработки

Защита от дублирования переписки

Если у вас в Мегаплане есть дубликаты клиентов с одинаковыми номерами, то переписка из WhatsApp попадала во все карточки. После текущего обновления вести переписку через WhatsApp можно будет только из одной карточки клиента или сделки. В остальных дубликатах при попытке написать в контакт будет появляться уведомление с предупреждением и предложением перейти в клиента с активным чатом.

Доработки в карточке сотрудника

В карточке сотрудника, в блоке «Команда» появилась возможность назначать координатора. Нажмите «+» и выберите нужного сотрудника. Чтобы удалить координатора, наведите на него и нажмите на иконку корзины.