CRM & ERP — Бушующее море Софта

CRM & ERP
CRM & ERP

Цифровые технологии, Индустрия 4.0 и Интернет вещей — всё это неразрывно связано с темой планирования ресурсов предприятия, CRM, а также производством и сбытом товаров. Для всех этих сфер нужен соответствующий софт. Есть несколько признаков, которые указывают на то, что с устаревшим оборудованием, можно пойти ко дну.

Двойное сохранение данных: Несколько программных решений хранят одни и те же данные

Представьте себе такую ситуацию. У двух капитанов на одном корабле одна и та же команда. Как сделать так, чтобы судно прибыло в нужный порт? Только путем согласования. То же самое происходит и при использовании нескольких программных решений, которые содержат идентичные данные. И тут есть потребность в согласовании. Если меняется информация в одной системе, автоматически она должна вноситься и в другую программу. Но какие данные являются более актуальными, остается непонятным. Новая информация наслаивается на старую. И тут уходит слишком много времени на согласование, на приведение этих данных в порядок. Если компания отдельно использует CRM и ERP, это приводит в результате к пустой трате ресурсов. Почему применяется автономная система? У старых систем управления товарными запасами отсутствует модуль CRM. Для системы взаимодействия с клиентами приобретается собственная программа, и тогда речь идёт о двух капитанах на одном корабле. Двойное сохранение данных — это признак устаревшего решения. В современных реалиях необходимы интегрированные CRM и ERP-решения.

Недостающие интерфейсы: Двойной сбор данных в нескольких системах

На корабле важно обеспечить безопасность пассажиров, самого судна и груза. Так же и на предприятии, в случае если для одного бизнес-процесса требуется задействовать несколько систем ПО. Такое возможно при комплексных и трудоёмких бизнес-процессах.
Специальное программное обеспечение для отдельных областей является альтернативой эксклюзивному программированию в одной программе. Но тут важна последовательность процесса. Нет гарантий, что программы смогут работать вместе. Данные должны неоднократно вбиваться в систему. А это в свою очередь повышает трудоёмкость и вероятность ошибок.
Ручной перенос данных замедляет бизнес-процесс, возможны опечатки при вводе информации. Кроме того, данные могут со временем измениться, а новую информацию сотрудник просто забудет внести. Современные решения предлагают достаточное количество интерфейсов, благодаря которым происходит автоматизированная коммуникация. Это в свою очередь ускоряет сам процесс ввода информации, улучшает её качество, совершенствует бизнес-процесс и сокращает объем работ.

Устаревшая база данных: Рост расходов на обработку данных

Собирать старые вещи ради ностальгии — это прекрасно. Но выходить в бурю на старой барже может быть опасно. Нужен специальный экипаж, благодаря которому корабль останется на плаву и достигнет цели. Расходы на содержание ретро-роскоши могут привести к банкротству. Такая же история с устаревшей системой банка данных. Очень часто старое программное обеспечение может работать только на старых серверах. Те деньги, которые удалось сэкономить на обновлении, будут быстро израсходованы на техническое обслуживание старой системы. Они просто уйдут на оплату труда специалистов. Кроме того, высокая уязвимость старых программ может значительно снизить защиту ваших данных. Если расходы на электронную обработку растут из-за дорогого обслуживания, есть повод задуматься об обновлении софта. Регулярные обновления или замена оборудования значительно сэкономят ваши деньги в долгосрочной перспективе.

Отсутствие мобильного доступа к данным: У сотрудников нет возможностей для продуктивной работы

В «корабельной» логистике требуется также гибкость. Одна голландская компания разработала складные контейнеры. С их помощью транспортировку тары можно оформить более эффективно. Контейнер „4Fold“ при обратной транспортировке можно сложить и сэкономить 75%. Компании, принимая решения, должны также думать о «гибкости».

Продуктивная работа требует соответствующей гибкости. У сотрудников должна быть возможность работать на «удалёнке» или из дома с помощью мобильных приложений или через веб-интерфейс. Если ПО не может это позволить, стоит задуматься о модернизации софта.

Проблемы с эффективностью: Бизнес-процессы затягиваются, софт „висит“

Чтобы корабль поплыл, нужен попутный ветер или мотор. Если речь идёт о времени и более точном планировании, сильный мотор предпочтительнее паруса. С парусным судном поездка как правило становится более продолжительной. С такими же проблема сталкиваются многие компании.

Процесс сохранения данных затягивается, сотрудникам приходится дольше оставаться на работе, и доставка товаров происходит гораздо медленнее из-за вялотекущего процесса электронной обработки информации. Это означает, что ПО компании устарело, и пора задуматься о приобретении нового. Тогда можно будет оптимизировать бизнес-процессы и устранить проблемы с эффективностью.

Планирование ресурсов предприятия: Краткий обзор

Когда уже понятно, что пора менять софт и модернизировать менеджмент проектов, предстоит сделать непростой выбор из 300 предложений по планированию ресурсов предприятия. Наряду с нейтральными решениями, подходящими практически каждой компании, на рынке имеются также специфические отраслевые продукты. Чтобы инвестировать в правильный софт, рекомендуем привлечь независимого эксперта. Перед этим стоит также самостоятельного изучить предложения ведущих производителей софта в интернете.

Устаревший софт в компании. Что теперь делать?

Для замены софта требуется современный менеджмент проектов. Для начала нужна надежная модель процесса. Она поможет малым и средним предприятиям принять перспективное решение. Этой целевой группе нужно воспользоваться методом «QITT» (повышение квалификации, внедрение, тренировка, трансформация) для установки нового программного обеспечения.

Шаг первый: Повышение квалификации

На этой фазе происходит ознакомление. Как правило, это бесплатная первая консультация. Здесь обсуждаются основные требования к софту. Технические задания для системы планирования ресурсов предприятия (ERP) прописываются не ежедневно. Тогда как независимые консультанты проводят мастер-класс по определению обязанностей и нагрузки. В результате, озвучиваются функциональные требования к программе. После этого можно протестировать имеющиеся в распоряжении решения по планированию ресурсов предприятия. Поддержкой может быть мастер-класс по софт-решениям. При этом компания тестирует возможный продукт, ещё не покупая лицензии. Опытный консультант по планированию ресурсов предприятия сопровождает клиента на протяжении тестового запуска и оказывает поддержку при внедрении бизнес-процессов.

Шаг второй: Внедрение

После принятия решения об установке системы планирования ресурсов предприятия (ERP) происходит инсталляция, конфигурация и активация. Запуск проекта происходит на стартовом совещании по контракту, на котором чётко определяется структура софта. И в конце концов происходит активация.

Шаг третий: Тренировка

В основе только что установленной и сконфигурированной системы ERP стоит открытие тестового комплекса, помещения, где тестируют новое ПО. В тестовом режиме осуществляется сначала первичная подготовка к работе с новым софтом, затем идёт процесс обучения. ERP-программа изучается в ходе производственного процесса. После обучения можно приступать к настоящей работе. Первые шаги в новой системе планирования ресурсов предприятия могут быть нелегкими и иногда ошибочными. Но опытные консультанты поддерживают продолжают оказывать активную поддержку сотрудникам на данном этапе.

Шаг четвертый: Трансформация

В ходе внедрения в большинстве случаев выявляется потенциал оптимизации. Теперь можно приступать к работе. С помощью анализа бизнес-процессов разрабатываются предложения по оптимизации, в дальнейшем они активируются вместе с консультантом по планированию ресурсов предприятия. И таким образом вырабатывается план эффективной работы компании.

Первоисточник

Опубликовано в CRM